Iskustva otpisa građe i racionalizacije zbirki

Budući da mnoge naše kolege nisu mogle nazočiti nedavno održanom predavanju o strategiji prikupljanja i otpisu građe te racionalizaciji zbirki koje je u Etnografskom muzeju u Zagrebu održao Claude Faubert, dopredsjednik Collection and Research for the Canada Science and Technology Museums Corporation, ljubaznošću autora ustupljena nam je power point prezentacija, a zbog lakšeg razumijevanja izvukli smo glavne akcente iz snimljenog predavanja. 

Tema je važna za hrvatske kustose jer se brojni muzeji već desetljećima suočavaju s problemom građe koja je godinama (neselektivno i nekritički) prikupljana, te je postala veliko opterećenje za ustanove. Uz osnovnu temu, druga tema, iskustvo racionalizacije zbirki je također dragocjeno obzirom da muzeji u Hrvatskoj imaju velike probleme i sa spremištima/depoima.

Iako je prikazana praksa otpisa građe zbog naše legislative vrlo teško primjenjiva u Hrvatskoj, ona kao primjer sustavnog djelovanja ustanove, nabave građe, organizacije spremišta i otpisa suvišne građe opisuje pozitivno iskustvo koje našim muzealcima može pomoći u svakodnevnom djelovanju. (I. V.)

Power point prezentacija (.pdf)

Detaljniji izvještaj

Kao što je i gospodin Faubert naglasio osnovni model prikupljanja građe nisu izmišljali već su preuzeli postojeći od Henry Ford Museum-a te ga prilagodili svojim potrebama i interesima.

Predavanjem su obrađene dvije važne teme.

 

1) Strategija prikupljanja i otpisa građe

Pri određivanju osnovnih smjernica strategija prikupljanja i otpisa građe nekog muzeja nužno je da se na nivou nositelja zbirki (kustosi), ali i ustanove uspostave čvrste odrednice sakupljanja koje će pomoći da se zbirke kvalitetno dopune.

Predložene smjernice kojih se treba dosljedno pridržavati su:

- utvrditi budućnost zbirke te opseg prikupljanja građe

- utvrditi prioritete (teme koje nisu dovoljno/dostatno obrađene u zbirci, a koje zahtijevaju istraživalački rad i nadopunu građom)

- omogućiti fizički i intelektualni pristup zbirci

Metodologija izrade strategije prikupljenja i otpisa građe:

Povijesna procjena (početna procjena zbirke) na primjeru Canada Science and Technology Museums je polazna točka izrade strategije. Unutar ozbiljno odrađene povijesne procjene istraživačkim radom se određuje koji predmeti točno dokumentiraju razvoj određene teme ili ideje. Kod povijesne procjene potrebno je odrediti ključne predmete koje će pomoći stručnim djelatnicima da upotpune svoju zbirku.

Kada postoji lista ključnih predmeta, slijedi procjena zbirke koju muzej trenutno ima u odnosu na idealnu verziju utvrđenu povijesnom procjenom te identifikacija predmeta koji fale da se zbirka upotpuni, ali i predmeta koji su multiplicirani ili predstavljaju balast za zbirku.

Nakon usporedbe idealne procjene i realnog stanja u muzeju izrađuje se lista potrebnih predmeta. Pri nabavi novih predmeta, uzima se nekoliko odrednica u obzir:

- predmet mora biti vezan uz kontekst Zbirke/Muzeja

- u kojem stanju je predmet koji se želi pribaviti

- ukoliko se nabavlja predmet koji je u boljem stanju od trenutno postojećeg u Muzeju, potrebno je da se novi predmet nabavi, ali onaj neodgovarajući treba ustupiti nekoj drugoj ustanovi. Kustos mora predvidjeti kako će predmet „viška“ izaći iz ustanove.

U Canada Sience and Technology Museum dogovoreno je da kustos ima autonomiju odluke o nabavi predmeta koji košta manje od 1000 kanadskih dolara i zauzima manje od kubnog metra prostora.

Za sve ostale akvizicije, koje izlaze iz tih okvira, potrebno je konzultirati i dobiti odobrenje od Komisije za procjenu predmeta. Komisija se sastaje po potrebi, a kustos mora uvjeriti da predmet koji izlazi iz zadanih okvira (novac i prostor) doista mora biti nabavljen za zbirku.

Komisija za procjenu predmeta se sastoji od: kustosa, asistenta kustosa, arhivista, voditelja konzervatora u Muzeju, voditelja obrazovnog i informacijskog odjela, glavnog ravnatelja sve tri ustanove u sastavu Muzeja. Komisiji predsjeda zamjenik Collection and Research for the Canada Science and Technology Museums Corporation ( i ima pravo glasa samo kad je rezultat izjednačen).

Raznolikost stručnog sastava Komisije je nužna da bi se pokrili svi aspekti nabave željenog predmeta (opasnost od opasnih materijala od kojih se predmet sastoji, ili neki drugi odlučujući faktor koji se mora uzeti u obzir.)

Pravilo nabavke predmeta (donacija ili kupnja) jest da darovatelj ili prodavatelj ne može postaviti uvjete što i kako će se poslije postupati s predmetom(ima). Muzej ima pravo odrediti kako će se predmet prezentirati (ugovor o kupnji ili donaciji).

U obrnutoj situaciji, pri otpisu predmeta potrebno je uključiti (osim kustosa) i upravu muzeja kako bi postupak bio što transparentniji i time ne bi izazvali probleme i osudu javnosti. Odabrani predmeti za otpis se nude ostalim srodnim muzejima (uz popratnu dokumentaciju, kao trag transparentnosti). Ukoliko se predmet ne uspije pokloniti/smjestiti u nekom drugom muzeju (nakon što se sve takve mogućnosti iscrpe), praksa je da se predmet ponudi na muzejskoj aukciji.

 

2) Projekt racionalizacije zbirki

Spremište/depo Muzeja, na čijem primjeru je izlagana strategija i postupci, je (u određenom trenutku) zauzimalo 130% prostora. Zbog problema prenatrpanosti kustosi nisu bili u prilici nabavljati novu građu. Predmeti su bili natrpani u redovima (nemogućnost pregleda i rada na predmetu), policama, prolazima. Kustosi su bili u situaciji da, iako žele pribaviti novi, važan predmet za Zbirku, to nisu u mogućnosti napraviti jer jednostavno fizički nisu mogli smjestiti predmet u spremište.

Proces racionalizacije uključivao je: smanjiti broj predmeta koji nisu vitalni za poslanje Muzeja, a spletom okolnosti su u povijesti institucije nabavljeni.

Pilot projekt je uključivao da se unutar pet dana nađu svi kustosi muzeja i da se prođe sva građa koja je nabavljena prije nego li je muzej napravio osnovnu strategiju sakupljanja građe ( prvih 22 godine djelovanja muzeja). Unutar tih pet dana pregledana je sva građa nabavljena u prvih 22 godine postojanja i došlo se zajednički do zaključka da 15% građe uopće ne korespondira sa misijom Muzeja.

Osnovni razlozi za 15% izabrane građe koja ne korespondira sa misijom Muzeja bili su:

- oštećenost i nedostatak (funkcionalnih) dijelova predmeta

- multipliciranje predmeta u Zbirkama

- nedostatak kronologije vlasništva predmeta (provenijencija predmeta)

- predmeti koji se sastoje od potencijalno opasnih materijala ( ljekarnički predmeti s otrovnim tekućinama, oružje ili municija koja sadrži barut ili drugo opasno punjenje)

- predmeti koji nemaju nikakve veza sa sakupljačkom politikom Muzeja

Uz ove akcije, Muzej jednom do dva puta godišnje ima jednodnevnu akciju gdje svi zaposleni idu u spremište i pregledavaju građu. Takav princip procjene građe se pokazao kvalitetnim jer dolazi do interakcije stručnog mišljenja kustosa i preparatora/konzervatora u Muzeju te boljeg upoznavanja sadržaja zbirki Muzeja.

Pri planiranju i izgradnji novih prostora za spremište uzeo se u obzir prostor koji predmeti trenutno zauzimaju u postojećem spremištu, osobitosti građe vezano za potrebne mikroklimatske uvjete, ali isto tako izračunat je i prirast predmeta po zbirkama u budućnosti (uzevši u obzir povijest rasta zbirke brojem predmeta, ali i prostorom koji je zbirka zauzimala u spremištu).

Na osnovu ovih podataka napravljen idealan raspored građe u novom spremištu/depou sa slobodnim prostorom za buduću građu.

 

O predavaču: Claude Faubert je dopredsjednik Collection and Research for the Canada Science and Technology Museums Corporation. Njegova glavna odgovornost je istraživački rad i nabava građe za tri muzeja koji se nalaze unutar Canada Science and Technology Museums Corporation:

- Canada Science and Technology Museum

- Canada Agriculture Museum

- Canada Aviation and Space Museum

Do 2011.godine gospodin Faubert bio je generalni direktor Canadian Association of Science Centres te član ICOMovog izvršnog vijeća.